How To Register for ALUMNI Association

Alhamdulillah, I thank God for giving me couple of "priceless" opportunities & exposures to do & experience myself the process of applying for Persatuan Alumni many years back. The first was for Persatuan Alumni KPTM Kuantan & the 2nd one was for Persatuan Alumni KPTM Alor Star.

Of course, we formed a special committee. But for Kuantan, most of the paperwork was done by Pn Mahani Mansor. While for Alor Star, Sdr Mudzir Mohamed was the champion. Without commitments from these guys & gals, susah jugak nak siapkan paperworks that r required by ROS / Jabatan Pendaftaran Pertubuhan (JPP).

Masa tuh belum ada byk maklumat2 yg boleh diperolehi dari websites Jabatan kerajaan, so we had to go to JPP Negeri (Kuantan & Alor Star respectively) to get info, borang2 & advice & tips etc.

But today, u just need to log on to : www.ros.gov.my. It's all there ! They even provide samples of club constitutions (perlembagaan) etc for our reference. And for the Application Form, u just download for free ! Very convenient ;)

The following is a simple procedure / guidelines for those who r interested to officially register their Persatuan with JPP.

First & foremost, JPP defines a "Pertubuhan" as a persatuan, kelab atau badan2 yg bergerak berasaskan keahlian mengandungi sekurang2nya 7 org, serta mempunyai tujuan2 tertentu, samada kekal atau sementara.

So how do u go about menubuhkan pertubuhan ?

1. Adakan satu mesyuarat penubuhan attended by at least 7 ppl, pastikan nama2 mereka yg hadir dicatatkan dlm minit mesy tersebut.

2. Mesy penubuhan itu mestilah buat ketetapan2 berikut:
(a) bersetuju menubuhkan pertubuhan;
(b) meluluskan nama pertubuhan yang akan didaftarkan (nama pertubuhan hendaklah selaras dengan tujuan dan keahlian pertubuhan);
(c) menetapkan tempat urusan (alamat) yang akan didaftarkan;
(d) melantik AJK Penaja Pertubuhan untuk menguruskan pendaftaran pertubuhan; dan
(e) meluluskan undang-undang (perlembagaan) pertubuhan yang hendak didaftarkan.

3. Akhir sekali, catatkan perjalanan mesyuarat penubuhan (Minit Mesyuarat Penubuhan) pertubuhan serta keputusan terhadap ketetapan-ketetapan yang dibuat.

CARA MEMOHON PENDAFTARAN PERTUBUHAN ?

1. Setiap permohonan mesti mengandungi perkara-perkara berikut:
(a) 6 salinan borang permohonan Borang 1 - Permohonan bagi Pendaftaran Pertubuhan yang sempurna diisi;
(b) 6 salinan senarai AJK Penaja Pertubuhan; (Senarai ini hendaklah mengandungi butir-butir seperti: nama, jawatan dalam pertubuhan, nombor kad pengenalan, tarikh lahir, tempat lahir, pekerjaan, nama dan alamat majikan serta alamat rumah bagi tiap-tiap AJK);
(c) 6 salinan undang-undang (perlembagaan) pertubuhan.
(d) 6 salinan contoh lambang, bendera, lencana dan lain-lain tanda yang berwarna dan keterangan mengenai maksud tanda-tanda tersebut di dalamnya (jika berkenaan);
(e) 2 salinan minit mesyuarat penubuhan yang mencatatkan ketetapan seperti tersebut diatas tadi;
(f) Surat kebenaran menggunakan alamat daripada tuan punya alamat, jika berkenaan. (Jika menggunakan alamat pejabat, sekolah, hospital, ladang, syarikat atau kilang, surat kebenaran majikan/tuan punya alamat hendaklah disertakan); dan
(g) Fi pemprosesan berjumlah RM30.00 dalam bentuk wang tunai/bank draf/kiriman wang atas nama Pendaftar sekiranya permohonan dihantar ke Ibu Pejabat Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia atau Penolong Pendaftar sekiranya permohonan dihantar ke Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri.

2. Tiap-tiap salinan dokumen di (a), (b), (c), (d) dan (e) mestilah ditandatangani oleh 2 orang pemegang jawatan utama pertubuhan. Pemegang jawatan utama bermaksud Presiden/ Yang DiPertua/ Pengerusi, Timb Presiden/ Timb Yang DiPertua/ Timb Pengerusi, Naib Presiden/Naib Yang DiPertua/Naib Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari.

3. Borang-borang permohonan bagi mendaftarkan pertubuhan (Borang 1) boleh dimuat turun secara percuma dari website JPP/ROS atau diperolehi daripada Ibu Pejabat dan mana-mana JPP Negeri dengan bayaran RM1.00 senaskah.

WHERE TO SUBMIT YOUR APPLICATION ?

Permohonan pendaftaran pertubuhan hendaklah dikemukakan ke JPP Negeri di mana alamat berdaftar pertubuhan ditetapkan. U can rujuk alamat JPP Negeri di website ROS/JPP http://www.ros.gov.my.

Bagi sesapa yg dok kat S'gor, addr JPP Negeri Selangor is as follows:

Pengarah, JPP Negeri Selangor, Kementerian Dalam Negeri,
Tingkat 16, Wisma MBSA, Persiaran Perbandaran, 40000 Shah Alam, Selangor DE
Tel : 03-551066427

Selamat mendaftar pertubuhan anda !